Chắc hẳn ai làm chủ cũng đều mong muốn có một ngày khai trương nhà hàng, quán cafe thật hoàn hảo. Và để chắc rằng việc khai trương được tốt nhất, trong những năm gần đây, những buổi khai trương thử – soft opening đã được nhiều chủ quán triển khai. 

Bởi trước đây, Sapo thấy có khá nhiều chủ quán “nôn nóng” đưa quán vào vận hành mà không cho quán chạy soft opening dẫn đến nhiều sự cố đáng tiếc. Để có thể nắm bắt và xử lý hoàn hảo những tình huống không đáng có, Blog Sapo sẽ giải mã tất tần tật về buổi khai trương thử và chia sẻ một số kinh nghiệm khi chạy soft opening. 

1. 1. Soft opening là gì?

Soft opening thường được biết đến là những buổi khai trương thử với các hoạt động nhằm bán thử sản phẩm trước khi chính thức đi vào hoạt động. Đây là hoạt động “tiền khai trương” được nhiều chủ quán triển khai và được xem là bước đệm không thể thiếu trước ngày khai trương của quán mới. 

2. 2. Tại sao quán của bạn cần phải chạy soft opening trước khi khai trương

Trong ngày khai trương, chúng ta sẽ không thể tránh khỏi những bất cập xảy ra một cách không mong muốn như: nhân viên thiếu kinh nghiệm, khách thì quá đông, nhận những phản hồi không tích cực từ khách hàng… Đây là các lý do để chủ quán lựa chọn triển khai soft opening ngày càng nhiều. 

Vì vậy, chủ quán cafe, nhà hàng sắp khai trương nhằm mục đích kiểm tra quy trình hoạt động hệ thống, trang thiết bị, nguyên vật liệu, kĩ năng nhân viên, chất lượng đồ uồng, menu, giá cả hay dịch vụ… thu thập đánh giá – góp ý của khách hàng. Từ đó có những chiến lược sửa đổi sai sót để đảm bảo thành công cho ngày khai trương . Dưới đây là 5 lý do để bạn tổ chức buổi soft opening:

• Training nhân viên
• Chuẩn bị menu với những sản phẩm tốt nhất
• Nhận phản hồi sớm
• Lên kịch bản cho những tình huống xấu có thể phát sinh
• Lên chiến lược giúp bộ máy vận hành trơn tru nhất trước ngày khai trương

Đây là một sự kiện rất quan trọng và cũng là cơ hội giới thiệu và quảng bá quán đến với khách hàng. 

Việc khai trương thử mang lại nhiều lợi ích cho nhà hàng, quán cafe của bạn. Nó không chỉ giúp cho chủ quán và các nhân viên dự đoán được các tình huống bất ngờ mà các khách hàng “khó tính” mang đến mà còn xác định và khắc phục được các vấn đề trong quá trình soft opening.

3. 3. Cần chuẩn bị gì cho soft opening?

3.1. Chọn thời gian

Thường chủ quán sẽ chọn khai trương thử trong khoảng thời gian từ 5 – 10 ngày và trước ngày khai trương khoảng 15 ngày (1 – 2 tuần). Nhờ đó chủ quán và các nhân viên có thời gian chuẩn bị kỹ lưỡng, kiểm tra công suất phục vụ và sửa chữa ngay những sai sót trong menu, nhân sự, trang trí, setup… 

3.2. Lựa chọn khách mời

Lên danh sách khách mời là bước chuẩn bị quan trọng cho buổi soft opening, bạn chuẩn bị thiệp mời để gửi đến khách với sự tôn trọng và mong đợi sự tham dự.

Khách mời được chủ quán lựa chọn là các thành viên trong gia đình, bạn bè hoặc bạn của bạn bè. Nhưng hãy lưu ý – gia đình và bạn bè là những người thân nên có thể khó đưa ra phản hồi mang tính xây dựng vì họ sợ mất lòng hoặc không muốn làm tổn thương cảm xúc của bạn.

Ngoài ra, bạn có thể mời các doanh nghiệp lân cận, những người có ảnh hưởng… Tất nhiên sẽ có mặt trái khi mời những vị khách này.

3.3. Hình thức truyền thông đến khách hàng

Khi bạn phát triển nhà hàng, quán cafe ở một điểm mới, mà khách hàng cũng chưa biết gì về điểm này thì chủ quán cần phải có truyền thông để mời khách hàng đến trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ và không gian quán.

Quán tiếp cận khách hàng qua các phương tiện truyền thông như: digital marketing (KOLs, website,…) và các trang mạng xã hội như Instagram, Tiktok, dùng fanpage để chạy Facebook Ads… về chương trình soft opening tại quán.

Ngoài việc truyền thông online, những quán cafe chú trọng việc đón khách trong khu vực nên thường in những banner, băng rôn lớn… để treo ở quán.

3.4. Các chương trình khuyến mãi

Bằng cách nào để chủ quán thu hút khách hàng trong ngày khai trương? Các chủ nhà hàng, cafe cần chuẩn bị các chương trình khuyến mãi hấp dẫn để khách hàng lựa chọn đến với quán thành lựa chọn hàng đầu trong thời gian chạy soft opening. Nên việc tạo ra các chương trình khuyến mãi hấp dẫn là rất cần thiết.

– Mua 1 tặng 1 hoặc mua 2 tặng 1

– Giảm giá/ đồng giá

– Giảm giá combo hoặc set đồ ăn, giảm giá tổng bill

– Voucher/ Quà tặng…

4. 4. Những lưu ý để buổi khai trương thử đạt hiệu quả

• Thu thập đánh giá từ khách hàng

Với những buổi khai trương thử, khách hàng thường có những đánh giá – góp ý cho quán, tùy trường hợp mà họ sẽ nói chuyện với nhân viên hoặc chủ quán/ quản lý. Vì vậy, chủ quán phải luôn có mặt tại quán 24/24 ngoài việc giám sát, giải quyết kịp thời các vấn đề thì có thể trực tiếp thăm dò đánh giá từ khách hàng, vì khách đa phần chỉ thích nói chuyện và góp ý với chủ quán.

Ngoài ra, chủ quán có thể dùng phiếu thu thập đánh giá. Nhưng để hiệu quả nhất trong việc thu thập đánh giá và tạo một tệp khách hàng nhất định thì Sapo khuyên bạn nên trực tiếp trò chuyện với khách mời, để tiếp nhận góp ý từ họ, bởi chính khách hàng mới là những người cho bạn các ý tưởng điều chỉnh phù hợp nhất. 

Một số vấn đề bạn nên chủ động hỏi thăm khách hàng trong giai đoạn khai trương thử như mức giá menu, số lượng món, chất lượng món cũng như về phong cách phục vụ.

• Phân tích đánh giá và khắc phục

Các chủ quán cần đảm bảo rằng mọi ý kiến, phản hồi đánh giá từ khách hàng đều được ghi chép lại. Sau buổi soft opening chủ quán cần tổ chức các cuộc họp nội bộ, từ cấp quản lý, đến từng bộ phận để cùng thống nhất khắc phục những lỗi đang mắc phải.

• Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe

Để quán trở nên chuyên nghiệp hơn và tạo ấn tượng trong mắt khách hàng cho những buổi soft opening, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe Sapo FnB.

Ngoài giúp bạn lên đơn cho khách tại bàn, dễ dàng kiểm tra bàn đặt trước và theo dõi tình trạng bàn trống để khách không phải chờ lâu, phần mềm còn giúp quán quản lý thông tin hóa đơn, tính tiền tự động, in hóa đơn nhanh chóng, không sai sót và để khách phải chờ lâu vì ngày soft opening thường rất đông khách và quá tải.

Không chỉ vậy, quán có thể tạo những chương trình khuyến mãi hấp dẫn (giảm giá theo phần trăm, giảm theo số tiền, đồng giá hay tặng món) ngay trên phần mềm để thu hút khách tới quán. Nếu nhà hàng, quán cafe của bạn chưa sử dụng phần mềm Sapo FnB, hãy đăng ký dùng thử miễn phí ngay để trải nghiệm những tính năng hữu ích này nhé!

Soft opening đang ngày một trở nên quen thuộc với các chủ quán bởi những lợi ích quan trọng mà chiến lược này mang lại. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng vào các yếu tố chính như: đào tạo nhân viên, giá cả đã hoàn tất, lời mời đã được gửi và danh sách khách của bạn… bạn đã sẵn sàng cho ngày Soft Opening.