Khai trương là một trong những hoạt động quan trọng để giới thiệu quán của bạn đến với khách hàng. Khai trương quán cafe cần chuẩn bị những gì để hoạt động này diễn ra thuận lợi và thành công. Đừng bỏ qua những gợi ý từ Sapo cho quán của bạn nhé.

1. 1. Lập kế hoạch cho buổi khai trương quán cafe

1.1 Dự trù kinh phí cho ngày khai trương

Mức chi phí bạn bỏ ra vào ngày khai trương sẽ quyết định quy mô của ngày khai trương quán cafe. Bạn sẽ phải chuẩn bị các chi phí như chi phí dành cho trang trí, in ấn, khuyến mại, tổ chức trò chơi, tri ân khách hàng,…Tuy nhiên, không phải cứ bỏ ra số tiền càng lớn thì buổi khai trương quán của bạn sẽ càng hoành tráng. Điều này còn phụ thuộc rất nhiều vào cách setup tổ chức của bạn.

1.2 Chọn ngày khai trương quán cafe

Theo quan niệm của ông cha ta, xem ngày khai trương là một tập tục không thể bỏ qua. Việc này giúp chủ quán lựa chọn được ngày đẹp, giờ đẹp và hợp với tuổi chủ ngụ ý mong muốn ngày khai trương diễn ra suôn sẻ, may mắn, tấp nập khách ra vào.

Bên cạnh đó, chủ quán cũng nên chọn những ngày đẹp vào dịp cuối tuần do đây là những ngày khách hàng có nhiều thời gian nghỉ ngơi, đi chơi cùng gia đình, bạn bè.

“Có thờ có thiêng, có kiêng có lành.” Vì vậy đừng quên đi xem ngày khai trương trước khi bắt đầu công việc kinh doanh bạn nhé.

1.3 Trang trí quán cafe

Trang trí cửa hàng bắt mắt là một trong những điểm nhấn thu hút khách hàng trong ngày khai trương quán cafe. Hãy chuẩn bị setup sẵn sàng các vật dụng trong ngày khai trương như standee, sticker, hoa, bóng bay, băng rôn, …Bên cạnh đó, âm thanh và ánh sáng cũng được chuẩn bị và setup sẵn sàng. Nên chọn những bản nhạc vui tươi khuấy động không khí, ánh sáng màu ấm làm nổi bật tổng thể không gian của quán cafe. Tất cả những yếu tố đi kèm này sẽ khiến buổi khai trương quán cafe của bạn nhộn nhịp và sống động hơn bao giờ hết.

1.4 Chuẩn bị kế hoạch truyền thông và các chương trình khuyến mãi

Để buổi khai trương quán cafe được nhiều khách hàng biết tới, đừng quên xây dựng một kế hoạch truyền thông hoàn hảo. Ngoài việc truyền thông những thông tin của cửa hàng và ngày khai trương, bạn nên truyền thông thêm các thông tin về chương trình ưu đãi đặc biệt trong ngày khai trương để thu hút khách đến nhiều hơn.

Nếu bạn là chủ kinh doanh có nguồn vốn đủ lớn, hãy book các KOL, KOC để họ truyền thông về quán của bạn. Thậm chí, bạn có thể lên kế hoạch mời ca sĩ, những người có tầm ảnh hưởng tham gia vào buổi khai trương để thu hút thêm lượng khách hàng lớn là fans của họ.

1.5 Mua phần mềm quản lý quán cafe

Trong quá trình xây dựng quy trình vận hành chuyên nghiệp, bạn không thể bỏ qua các phần mềm bán hàng giúp bạn quản lý quán hiệu quả hơn. Phần mềm quản lý quán cafe Sapo FnB là công cụ hỗ trợ đắc lực trong ngày khai trương giúp bạn:

• Order từ xa bằng tablet, điện thoại di động.
• Tự động chuyển thông tin order đến quầy pha chế.
• Kiểm tra số lượng khách đặt bàn trước và tình trạng bàn trống.
• Tính hóa đơn nhanh chóng với phần mềm tính tiền, in hóa đơn tự động.
• Bán hàng online với Web Order được tích hợp hoàn toàn miễn phí.
• Đăng ký Grab Food với chính sách ưu đãi.
• Thiết lập chương trình khuyến mãi và áp mã tự động khi thanh toán.
• Quản lý từ xa dễ dàng trên các thiết bị di động. 

Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý quán cafe Sapo FnB 7 ngày hoàn toàn miễn phí để trải nghiệm những tính năng hữu ích này, giúp công việc kinh doanh của bạn dễ dàng và nhanh chóng hơn.

1.6 Đào tạo nhân viên

Hình ảnh và thái độ của nhân viên là một trong số các nhân tố để khách hàng đánh giá thương hiệu của bạn. Do vậy, bạn phải tổ chức các buổi training cho nhân viên về các công việc họ cần làm trong ngày khai trương để nắm rõ quy trình. Bên cạnh khả năng chuyên môn, đào tạo để nhân viên nâng cao kỹ năng mềm, khả năng giao tiếp với khách hàng cũng vô cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sử dụng sản phẩm/dịch vụ tại quán. Quá trình đào tạo nhân viên cũng có lợi ích lâu dài về sau đối với quán của bạn.

2. 2. Khai trương quán cafe

2.1 Cúng khai trương quán cafe

Cúng khai trương là nghi thức quan trọng trước khi khai trương giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi, công việc làm ăn phát đạt. Cúng khai trương quán cafe được tiến hành vào ngày khai trương và giờ lành đã được xem từ trước. 

Sau khi hoàn thành lễ khai trương đã xong, bạn nên chọn khách hàng đầu tiên bước chân vào cửa hàng của bạn. Họ thường là những người hợp với tuổi của chủ quán. Bạn nên lựa chọn vị khách này từ trước và chuẩn bị một số phần quà hay chương trình khuyến mại đặc biệt để tri ân họ.

2.2 Đón tiếp khách mời, khách hàng

Sự đón tiếp chu đáo là cách để quán của bạn để lại ấn tượng tốt đối với các khách mời, khách hàng tham gia vào ngày khai trương. Nếu bạn quá bận rộn và không thể đón tiếp từng vị khách, hãy đào tạo nhân viên lễ tân hoặc thuê đội ngũ chuyên nghiệp từ các đơn vị bên ngoài. Một điều bạn cần lưu ý khi thuê lễ tân bên ngoài là cần thông tin tới họ các hoạt động trong ngày khai trương quán cafe để họ nắm rõ và chủ động đón tiếp cũng như giới thiệu quán của bạn đến với khách hàng tham gia.

2.3 Tri ân khách hàng

Đừng quên ghi điểm trong mắt khách hàng với một số hoạt động “nhỏ nhưng có võ”. Muốn khách hàng ghé thăm quán của bạn vào các lần tiếp theo, hãy gửi lời tri ân tới những khách hàng tới tham gia buổi khai trương bằng những tấm thiệp cảm ơn nhỏ xinh, hay một số phần quà lưu niệm, voucher giảm giá cho những lần mua sau. Tuy nhiên, chủ nhà hàng cần phải xác định mức chi phí bỏ ra cho các hoạt động này để có thể kiểm soát và có biện pháp điều chỉnh phù hợp với tình hình tài chính của quán.

Tổng kết

Khai trương quán cafe thành công là bước đầu để quán của bạn đến gần hơn với khách hàng. Hãy chuẩn bị thật kỹ các chương trình diễn ra trong ngày đặc biệt này để tạo ấn tượng và thúc đẩy khách hàng ghé thăm quán cafe vào lần sau. Chúc bạn khai trương thuận lợi, may mắn.