Lựa chọn nhà cung cấp là một quyết định quan trọng, có ảnh hưởng lâu dài đến quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp. Vậy đâu là tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu cho nhà hàng, quán cafe?

1. 1. Lựa chọn nhà cung cấp nguyên liệu quan trọng như thế nào?

Nguyên vật liệu là yếu tố gắn liền với quá trình hoạt động và thực hiện các công việc của quán. Khi nguyên vật liệu được cung cấp đầy đủ, chính xác sẽ giúp nhà hàng, quán cafe đảm bảo được chất lượng và số thực phẩm, đồ uống bán ra.

Thông thường, mỗi nhà hàng, quán cafe sẽ lựa chọn cho mình một hoặc một vài nhà cung cấp để hợp tác lâu dài, đảm bảo nguồn nguyên liệu ổn định và chất lượng. Việc hợp tác lâu dài cũng giúp doanh nghiệp không tốn thời gian cho việc tìm hiểu nhà cung cấp. Ngoài ra, việc này còn giúp cho doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, có cơ hội để đàm phán mức giá nhập tốt hơn, tiết kiệm chi phí đầu vào cho doanh nghiệp.

2. 2. Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu

2.1 Chất lượng nguyên vật liệu

Chất lượng nguyên vật liệu chính là yếu tố tiên quyết trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu. Chất lượng nguyên liệu phải đảm bảo thì món ăn, đồ uống được chế biến ra mới tươi ngon, hấp dẫn. Chất lượng nguyên vật liệu mang lại uy tín cho quán, làm hài lòng khách hàng và nâng cao khả năng mua hàng lặp lại của khách trong những lần kế tiếp.

Trước khi tìm nhà cung cấp nguyên liệu, bạn cũng nên đặt ra một số tiêu chí đánh giá chất lượng nguyên liệu như nguồn gốc xuất xứ, đạt tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm, hạn sử dụng, thành phần,…

Ngày nay, nhiều nhà hàng, quán cafe đang dần chuyển sang mô hình tự hỗ trợ để kiểm soát chất lượng đầu vào nguyên liệu. Họ đã xây dựng trang trại trồng nguyên liệu hoặc mua trang trại của nông dân và thuê họ chăn nuôi, trồng trọt theo quy trình nghiêm ngặt được nhà hàng thiết lập.

2.2 Sự uy tín của nhà cung cấp nguyên liệu

Sự uy tín của nhà hàng cũng là một yếu tố xem xét có nên hợp tác với nhà cung cấp đó hay không. Chủ nhà hàng, quán cafe nên xem xét về:

• Sự minh bạch của nhà cung cấp: Chủ quán phải biết những thông tin cụ thể xoay quanh nhà cung cấp như nhà cung cấp đó có tồn tại hay không, địa chỉ, phương thức liên lạc, giấy phép kinh doanh,…
• Tính minh bạch của quan hệ hợp tác: Bên cạnh các thông tin của nhà cung cấp, thông tin về quá trình hợp tác của hai bên cũng cần được công khai minh bạch. Nhà cung cấp có đảm bảo cung cấp nguyên liệu và duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài hay không? Họ có từng hợp tác với các tổ chức tương tự nào hay không?
• Xem xét các vấn đề pháp lý: Xem xét nhà cung cấp có từng liên quan đến vụ kiện hay bên bối nào hay không. Nhà cung cấp có tuân thủ các điều luật của pháp luật hay không?

2.3 Khả năng cung cấp sản phẩm

Khả năng cung cấp sản phẩm đảm bảo cho các hoạt động trong nhà hàng, quán cafe của bạn không bị đình trệ, ảnh hưởng lớn đến doanh thu. Chủ quán phải lựa chọn nhà cung cấp có số lượng nguyên liệu đủ lớn, thậm chí nhiều hơn để đáp ứng cho nhu cầu sử dụng của quán.

Với những nhà cung cấp có khả năng đáp ứng nhỏ hơn nhu cầu sử dụng, bạn có thể lựa chọn đồng thời 2 nhà cung cấp cùng lúc. Tuy nhiên, điều này sẽ khiến chất lượng đầu vào không đồng nhất cũng như gây ra khó khăn cho chủ kinh doanh trong quá trình kiểm soát.

Nhằm giúp quy trình làm việc với nhà cung cấp nguyên liệu dễ dàng hơn, nhiều nhà hàng, quán ăn, quán cafe, trà sữa,… đang sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe Sapo FnB. Phần mềm hỗ trợ các nghiệp vụ nhập xuất nguyên liệu, định lượng chi tiết cho từng món ăn, đồ uống. Qua đó, chủ kinh doanh có thể theo dõi nguyên vật liệu nào sắp hết, nguyên vật liệu nào còn tồn đọng nhiều nhằm xây dựng các chính sách sử dụng cụ thể và nhập hàng kịp thời.

2.4 Giá cả nguyên vật liệu

Giá cả nguyên vật liệu lớn sẽ làm tăng chi phí đầu vào của doanh nghiệp, kéo theo các hệ lụy về sau như giá thành sản phẩm cao, giảm khách hàng, giảm doanh thu và giảm lợi nhuận. Để tối ưu chi phí này, bạn nên tham khảo mức giá chung của nguyên liệu trên thị trường, đồng thời so sánh giữa các nhà cung cấp với nhau.

Doanh nghiệp có thể hợp tác lâu dài với một nhà cung cấp, tạo mối quan hệ bền vững và dần dần thỏa thuận về mức giá tốt hơn ban đầu. Tuy nhiên, chủ kinh doanh vẫn cần đảm bảo số lượng hàng hóa nhập về không tiêu hao quá nhiều chi phí tồn kho, nhà hàng có khả năng sử dụng nguyên liệu trước khi chúng bị biến đổi chất lượng hoặc hết hạn.

2.5 Thời gian giao hàng

Dịch vụ vận chuyển chuyên nghiệp cũng là một khía cạnh không thể bỏ qua trong tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu. Thời gian giao hàng được quy định cụ thể giữa các bên khi tiến hành ký hợp đồng. Việc chậm trễ không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm khi mua hàng mà còn ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình phục vụ của nhà hàng.

Đối với các nguyên liệu tươi sống có hạn sử dụng ngắn, không thể nhập số lượng lớn trong một lần thì nhà cung cấp vẫn cần đảm bảo thời gian giao nhanh chóng trong mỗi lần giao, đáp ứng nhu cầu sử dụng trong hoạt động kinh doanh.

Nếu đơn vị cung cấp quá nhiều lần giao hàng chậm trễ, bạn nên thay đổi kế hoạch và tìm cho mình một nhà cung cấp mới. Vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động kinh doanh, làm mất khách hàng và giảm doanh thu. Nếu tình trạng này kéo dài liên tục có thể dẫn đến phá sản.

2.6 Tính ổn định về nguồn hàng

Không phải nhà cung cấp nào cũng có thể cung cấp nguồn hàng ổn định. Các nguyên liệu trong nhà hàng còn bị phụ thuộc vào nhiều yếu tố khách quan và chủ quan như thời tiết, giao thông, phương tiện vận chuyển, vốn xoay vòng của nhà cung cấp, thủ tục hải quan,…. 

Hơn nữa, việc tìm kiếm nhà cung cấp mới mất rất nhiều thời gian và tiềm ẩn nhiều rủi ro. Do đó việc lựa chọn nhà cung cấp có tính ổn định bền vững không chỉ giúp quán nhập hàng nhanh chóng cả về số lượng và chất lượng mà còn làm giảm chi phí, rủi ro; từ đó gia tăng lợi nhuận.

2.7 Cách thức thanh toán

Cách thức thanh toán cũng là một trong những tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu mà chủ kinh doanh nên cân nhắc. Với những mô hình kinh doanh nhỏ, chủ quán có thể thanh toán ngay khi giao hàng. Nhưng đối với những doanh nghiệp lớn, chi phí nguyên liệu đắt đỏ, họ không có khả năng thanh toán trong cùng một lúc mà cần có thời gian để xoay vòng vốn.

Cách thanh toán, thời gian thanh toán cũng cần được thống nhất và thể hiện minh bạch trong quá trình làm hợp đồng. Nhà cung cấp yêu cầu thanh toán nhiều lần hay một lần? Thời hạn thanh toán theo tuần, tháng hay quý? Có thể thanh toán bằng những hình thức nào? Việc xác định rõ cách thức thanh toán sẽ có lợi cho cả nhà hàng và nhà cung cấp, giúp chủ nhà hàng xây dựng được kế hoạch chi tiêu hợp lý.

2.8 Dịch vụ chăm sóc khách hàng

Dịch vụ của nhà cung cấp được thể hiện trong quá trình giao hàng gặp sự cố như lỗi sản phẩm, chất lượng không đảm bảo như ban đầu, thiếu đơn hàng,… Trong các trường hợp này, nhà cung cấp có sẵn sàng đổi trả hay đền bù nguyên vật liệu hay không, trả lời các thắc mắc của chủ kinh doanh, thời gian bảo hành, tính linh hoạt của hệ thống,…

Bài viết trên đã cung cấp 8 tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu mà các chủ nhà hàng, quán cafe có thể dựa vào để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Tuy nhiên trên thực tế, có rất ít nhà cung ứng có thể đáp ứng được tất cả các tiêu chi trên. Vì vậy, chủ kinh doanh cần linh hoạt trong quá trình lựa chọn, chọn ra tiêu chí quan trọng và phù hợp với doanh nghiệp của mình để kinh doanh thành công.