“Công ty không phải là vườn trẻ, không phải trại tế bần. Phải mạnh dạn cắt bỏ những cái sâu, những cành tốt nhưng mọc không đúng chỗ”. Vậy, những cái nào là cái tốt nên giữ lại còn những yếu tố nào cần phải loại bỏ đi để một doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ có thể hoạt động một cách hiệu quả?
1. 1. Cắt giảm 3M
3M ở đây bao gồm:
– Mura: Cắt những thứ chi phí tăng lên, hiệu quả giảm xuống
– Muli: Cắt cái vô lý, không đúng luật
– Muda: Cắt cái không bình thường, không kiểm soát được.
Muda là thuật ngữ truyền thống của Nhật Bản chỉ hoạt động lãng phí và không tăng thêm giá trị hoặc không hiệu quả. Nó cũng là một khái niệm quan trọng trong hệ thống sản xuất Toyota và là một trong ba loại chất thải (Muda, Mura, Mur).
Tuy nhiên, hiểu theo nghĩa đơn giản nhất, 3M ở đây ám chỉ đến các chi phí không cần thiết (chi phí hao tổn) hoặc các chi phí không nằm trong kế hoạch. Cắt giảm 3M gắn liền với hoạt động cải thiện chi phí để nâng cao năng lực cạnh tranh về chi phí và tăng lợi nhuận.
Nhưng vấn đề ở đây là cần phải cẩn trọng và thực hiện việc cắt giảm 3M một cách khôn ngoan mà không gây thiếu hụt. Giả sử, một bộ phận lớn trong giá trị của một công ty là đội ngũ nhân viên lâu năm có nhiều kinh nghiệm làm việc, họ có thể giúp những nhân viên mới vào nghề xử trí những tình huống bất ngờ. Thế nhưng, nếu bạn sa thải họ và thay thế bằng những người làm việc bán thời gian và thiếu kinh nghiệm có thể giúp giảm chi phí trong một thời gian nhưng lại làm xói mòn giá trị cơ bản của công ty mình trong mắt khách hàng.
Cắt giảm chi phí nhân công (cải thiện năng suất, nâng cao năng lực và hiệu suất lao động), giảm chi phí nguyên vật liệu mua về. Nhất là nên giảm lượng hàng tồn kho, chi phí sai hỏng không kiểm soát được. Muốn vậy, cần trực quan hóa các hoạt động kinh doanh, dự trù chi tiêu một cách sâu sát để quản lý áp dụng vào hiện trường. Thậm chí, đôi khi, cách cắt giảm tốt nhất chính là “sa thải” những khách hàng đắt giá và có cách cư xử không tốt. Best Buy – một nhà bán lẻ có tiếng tăm đã cắt giảm khách hàng của mình khi họ thường xuyên mua đi mua lại và trả lại những món hàng đã tạo ra chi phí khổng lồ đối với hoạt động quản lý và kiểm kê. Do vậy Best Buy theo dõi và hạn chế những loại hành vi này.
2. 2. Kiến tạo 3P
Song song với việc cắt giảm những chi phí không cần thiết thì việc thiết lập và kiến tạo nên các giá trị khác trong hoạt động kinh doanh là rất cần thiết. Đó là kiến tạo 3P bao gồm:
a. Program (Chương trình hành động)
Một doanh nghiệp cần lên phương án hành động cho các ý tưởng kinh doanh của mình và thống nhất mọi khâu trong toàn bộ các thành viên của công ty. Phải làm sao để tất cả mọi người đều tham gia. Phải sẵn sàng hành động luôn và ngay để mọi kế hoạch đều được thâm nhập đến từng người một trong đội ngũ, nhóm làm việc. Đưa mọi người cùng tham gia theo đuổi mục tiêu hoạt động để đạt hiệu quả.
b. Policy (Chính sách)
Policy ở đây là các hướng dẫn hỗ trợ các quyết định, phát huy lợi thế của mỗi thành viên trong doanh nghiệp từ đó hướng đến tác dụng lớn trong hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Có những chính sách phù hợp, khuyến khích được nhân viên trong công việc thì sẽ kéo theo hiệu quả của cam kết làm việc, gắn bó lâu dài, trung thành và sẵn sàng sống chết cùng nhau.
c. Process (Quy trình)
Một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả khi có quy trình làm việc hiện đại, hợp lý. Điều đó thể hiện ở quy trình vận hành, đào tạo hay tuyển dụng…
Đã nói đến quy trình thì mọi thứ đều phải thực hiện một cách bài bản và khoa học. Trong khâu tuyển dụng và đào tạo phải được thực hiện theo quy trình chuẩn.
Ray Kroc, sáng lập McDonald, đã dựng lên cả một đế chế nhượng quyền hùng mạnh, một phần rất lớn, là nhờ vào khả năng tạo dựng một qui trình thực hành kinh doanh đồng bộ. Tất cả các bước vận hành hàng ngày của một cửa hàng McDonald đều được viết rõ ràng và đầy đủ trong bản qui trình vận hành.
Một bản qui trình vận hành tốt là tiền đề quan trọng cho thành công của tổ chức kinh doanh. Viết qui trình vận hành chính là một công việc chuẩn bị quan trọng cho quá trình chuẩn bị khởi nghiệp kinh doanh. Sản phẩm, dịch vụ sẽ cung cấp cho thị trường được định nghĩa chính xác. Các công việc cần thực hiện để đảm bảo cung cấp đúng và đủ đầu ra của doanh nghiệp được mô tả đầy đủ. Từ đó, có thể xác định được các nhu cầu về nguồn lực cần chuẩn bị và huy động để triển khai hoạt động kinh doanh.
Tương tự quy trình vận hành, quy trình đào tạo, tuyển dụng… cũng cần phải tuân thủ theo những quy tắc, chuẩn mực, và chỉ dẫn của người làm công việc chuyên môn. Từ đó, hiệu quả làm việc của doanh nghiệp được nâng cao mà không vướng mắc đến những chi phí không cần thiết khác.
