Với khách sạn, tiền sảnh là nơi để lại dấu ấn ban đầu trong lòng khách hàng và đội ngũ nhân viên trong bộ phận tiền sảnh khách sạn chính là những người đầu tiên tiếp xúc, trao đổi, đáp ứng mọi yêu cầu của khách du lịch. Đây là đáp án cho câu hỏi: “Vì sao đội ngũ nhân viên trong bộ phận tiền sảnh  được coi là gương mặt đại diện cho hình ảnh và phong cách phục vụ của khách sạn”. Tuy nhiên bộ phận này còn có sự phân chia và sắp xếp công việc thành những bộ phận nhỏ hơn, đảm bảo vai trò riêng tạo nên một quy trình phục vụ khép kín và chuyên nghiệp. Cùng xưởng in Như Hảo tìm hiểu rõ hơn về vị trí và vai trò của bộ phần này trong bài viết với chủ đề: “Tiền sảnh – Sự kết hợp của những công việc lý tưởng” dưới đây.
 

1. 1. Bộ phận lễ tân khách sạn

Lễ tân là người đảm nhận nhiệm vụ chào đón và giới thiệu cho khách hàng về các dịch vụ của khách sạn. Đây cũng là nơi tiếp nhận yêu cầu và làm thủ tục check in, check out cho khách. Bên cạnh đó, lễ tân phải hỗ trợ, tư vấn, giải đáp những câu hỏi, thắc mắc của khách hàng về dịch vụ của khách sạn. Một công việc không thể thiếu  của bộ phận này là theo dõi, cập nhật tình trạng phòng trên phần mềm quản lý khách sạn, phối hợp với các bộ phận khác để giải quyết yêu cầu, khiếu nại của khách hàng.

2. 2. Nhân viên đặt phòng

Nhiệm vụ của bộ phận này là tiếp nhận và xử lý các yêu cầu đặt phòng của  khách hàng qua các nguồn trực tiếp và gián tiếp. Trực tiếp ở đây có thể là những vị khách book phòng ngay tại khách sạn, gọi điện hay thông qua website tích hợp đặt phòng trực tuyến Booking System. Nguồn gián tiếp như các công ty du lịch, các trang bán phòng trung gian OTA…
Đồng thời, bộ phận này phải theo dõi và nắm bắt tình trạng phòng của khách sạn như: số phòng, loại phòng còn trống, phòng khách đã đặt, phòng cần dọn….Phối hợp với bộ phận lễ tân, bộ phận buồng giải quyết các vấn đề liên quan đến đặt phòng.

3. 3. Nhân viên tổng đài

Bộ phận này phụ trách công việc tiếp nhận các cuộc gọi điện thoại từ khách hàng trong và ngoài khách sạn, chuyển tiếp cuộc gọi đến bộ phận phụ trách. Ghi nhận và xử lý những đề nghị của khách hàng đang lưu trú tại khách sạn.

4. 4. Nhân viên hỗ trợ khách hàng

Đây là bộ phận đảm nhiệm việc hỗ trợ và thực hiện mọi yêu cầu của khách hàng lưu trú và khách hàng vãng lai tại khu vực tiền sảnh khách sạn với vô vàn công việc khác nhau: xách hàng lý, xử lý thư, bưu kiện,…Đồng thời là người cung cấp thông tin về những đặc điểm của khách sạn và khu vực giải trí xung quanh.

5. 5.  Nhân viên đứng cửa

Công việc chính của họ là mở cửa cho khách, chào đón khách, hướng dẫn khách để xe…Ngoài ra, họ cũng hỗ trợ công việc của các bộ phận khách như: nhân viên hỗ trợ khách hàng, nhân viên hành lý… khi có yêu cầu.

6. 6. Nhân viên hành lý

Công việc chính của bộ phận này là vận chuyển hành lý và dẫn khách hàng lên phòng. Hướng dẫn, giới thiệu tới khách hàng về các dịch vụ của khách sạn. Khi khách du lịch trả phòng, nhân viên hành lý sẽ hỗ trợ họ đóng gói và vận chuyển hành lý ra xe.

Để đảm bảo mang lại hiệu quả kinh doanh cao, các bộ phận này cần kết hợp chặt chẽ, phối hợp nhịp nhàng với nhau. Điều đặc biệt, bộ phận tiền sảnh phải chú ý hợp tác với các bộ phận khác trong khách sạn như: bộ phận buồng, bộ phận dịch vụ, kinh doanh,…
Hy vọng với bài viết trên đây của xưởng in Như Hảo, khách sạn sẽ hiểu rõ hơn tầm quan trọng của bộ phận này để có các chiến lược đào tạo, nâng cao trình độ cho nhân viên một cách hợp lý. Chúc bạn thành công!