Cách quản lý quán cafe từ xa hiệu quả khi vắng mặt là điều mà nhiều chủ quán băn khoăn. Nhiều chủ quán phải bỏ việc để ở lại trông coi hay thậm chí là đóng cửa tạm thời khi có việc quan trọng. Hơn nữa, đối với các mô hình chuỗi cafe, chủ quán không thể có mặt thường xuyên ở tất cả các chi nhánh. Vậy làm thế nào để chủ quán có thể yên tâm khi không có mặt tại quán mà công việc kinh doanh vẫn diễn ra hiệu quả?

1. 1. Các hoạt động cần quản lý từ xa

1.1 Quản lý nhân viên

có suôn sẻ hay không. Nhân sự, đặc biệt là nhân viên phục vụ là những người tiếp xúc nhiều nhất với khách hàng nên thái độ và khả năng làm việc ảnh hưởng đến sự lựa chọn của khách hàng. Trước tiên, bạn phải có trách nhiệm mô tả công việc và đào tạo cho từng vị trí nhân viên như quản lý, pha chế, phục vụ, thu ngân, bảo vệ,…

Đối với quán cafe có quy mô lớn, bạn có thể phân chia nhân viên theo từng khu vực để thuận tiện cho việc quản lý. Phân quyền chi tiết cho từng nhân viên không chỉ giúp bạn quản lý dễ dàng mà còn hạn chế tối đa thất thoát về tiền bạc cho quán.Nhân sự là yếu tố quyết định đến các hoạt động của quán

1.2 Quản lý đơn hàng

Với những quán cafe bán hàng đa kênh từ cửa hàng, bán online đến các app giao đồ ăn, việc nhầm lẫn đơn hàng khi đối soát thường xuyên xảy ra. Đối với mỗi kênh bán hàng, chủ quán lại sử dụng một cách quản lý riêng biệt . Điều này khiến cho việc tổng hợp báo cáo và đối soát trở nên khó khăn hơn, dễ xảy ra tình trạng nhầm lẫn, bỏ sót đơn.

Khi không có mặt tại quán, chủ quán không biết được quán mình đã bán được bao nhiêu đơn hàng trong ngành, tỷ lệ đơn hàng ở các kênh bán ra như thế nào.

1.3 Quản lý nguyên vật liệu

Kiểm soát nguyên vật liệu đảm bảo cho các hoạt động kinh doanh của quán diễn ra liên tục, đặc biệt là đối với bộ phần quầy pha chế. Không kiểm soát được định lượng cho mỗi loại đồ uống không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng mà còn làm mất uy tín của quán cũng như thất thoát nguyên liệu.

Bên cạnh đó, chủ quán còn phải kiểm soát số lượng và chất lượng nguyên vật liệu đầu vào. Nếu nhập không đủ sẽ ảnh hưởng đến số lượng đồ phục vụ khách hàng. Nếu nhập thừa những nguyên liệu khó bảo quản thì rất lãng phí, gia tăng chi phí kinh doanh. Bạn cũng luôn cần đảm bảo nguyên liệu có  nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.

Nhiều quán cafe có lượng khách hàng mỗi ngày đông, doanh số thu về nhưng số tiền lãi không được như kỳ vọng vì không kiểm soát được lượng nguyên liệu. Nhiều nhân viên còn lợi dụng điều này để cấu kết với nhau làm thất thoát đi một lượng nguyên lớn, dẫn đến doanh thu giảm.

1.4 Quản lý thu – chi

Vào các giờ cao điểm, chủ quán không thể kiểm soát hết tất cả các hoạt động của quán, đặc biệt là vào những lúc không có mặt tại quán. Đã có rất nhiều trường hợp khi kiểm tra lại thì bị thâm hụt hoặc dư tiền. Nguyên nhân là do:

• Nhân viên thu ngân thiếu trung thực, nhận tiền của khách không đưa lại cho chủ quán hoặc lấy bớt tiền của khách.
• Thu ngân quên thối lại tiền thừa của khách dẫn đến thừa doanh thu. Sẽ có nhiều trường hợp khách quay lại phản ánh hay thậm chí không hài lòng về dịch vụ của quán, làm giảm uy tín của quán.
• Trong quá trình tính toán thủ công tiềm ẩn nhiều sai sót, thu ngân tính toán sai và thu nhầm tiền của khách cũng làm ảnh hưởng đến trải nghiệm

Ngoài ra, để tính toán và quản lý được lợi nhuận bạn phải quản lý cả mức độ chi tiêu của quán để không dẫn đến việc bị thâm hụt hàng hóa hoặc thu chi không cân xứng.

2. 2. Cách quản lý quán cafe từ xa hiệu quả với Sapo FnB

Phần mềm quản lý quán cafe chính là công cụ hiệu quả mà các chủ quán cafe cần áp dụng cho quán của mình để quản lý từ xa hiệu quả. Phần mềm quản lý quán cafe Sapo FnB mang đến cho chủ quán những giải pháp quản lý từ xa hiệu quả, bao gồm:

2.1 Quản lý nhân viên

Thông qua Sapo FnB, chủ quán có thể quản lý thời gian cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên ngay cả khi không có mặt tại quán và hạn chế tình trạng gian lận. Tính năng của Sapo FnB cho phép chủ quán:

• Phân quyền nhân viên: Thông tin của nhân viên đều được lưu trữ trên phần mềm quản lý quán cafe. Chủ quán có thể thao tác phân quyền nhân viên chi tiết theo vai trò, công việc từng vị trí như phục vụ, thu ngân, quản lý, bar/bếp,…
• Quản lý ca làm việc: Tính năng bàn Tính năng bàn giao ca hạn chế việc theo dõi thông tin trước khi bàn giao ca làm việc của nhân viên. Khi vào ca và kết ca làm việc, nhân viên cần thao tác trên phần mềm để chủ quán cà phê có thể quản lý.
• Theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên: Chủ quán có thể theo dõi được mọi thao tác, số hóa đơn và doanh thu của từng nhân viên. Từ đó đánh giá hiệu quả làm việc và xây dựng chính sách sử dụng nhân sự cũng như chế độ thưởng phạt hợp lý.

2.2  Quản lý nguyên vật liệu

Phần mềm quản lý quán cafe Sapo FnB cho phép chủ quán định lượng chi tiết nguyên liệu của từng loại đồ uống và kiểm soát nguyên liệu bán ra mỗi ngày. Khi đồ uống được hoàn thành và bán ra, số lượng nguyên liệu tương ứng sẽ được hệ thống trừ tự động, nhân viên không cần thao tác điều chỉnh, chủ quán dễ dàng theo dõi lượng nguyên liệu tồn kho. Qua đó, chủ quán dễ dàng lập kế hoạch sử dụng nguyên liệu hợp lý và chủ động nhập hàng, đảm bảo các hoạt động của quán được diễn ra liên tục.

2.3 Theo dõi đơn hàng tập trung

Với phần mềm quản lý quán cafe Sapo FnB, chủ quán có thể quản lý tập trung đơn hàng trên tất cả các kênh bán hàng từ offline đến online trên phần mềm. Ngay cả khi không có mặt tại quán, chủ quán vẫn theo dõi được số lượng đơn hàng bán ra theo từng kênh cụ thể.

Bộ lọc hóa đơn trên Sapo FnB còn cho phép chủ quán lọc hóa đơn theo tình trạng thanh toán, đối tác giao hàng, số điện thoại khách hàng, mã số thuế, thời gian thanh toán,…

Việc quản lý tập trung không chỉ giúp chủ quán quản lý dễ dàng mà còn đối soát nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian và nhân sự.

2.4 Xem báo cáo doanh thu mọi nơi

Chủ quán cafe dễ dàng nắm bắt được tình hình kinh doanh nhờ vào hệ thống báo cáo dưới dạng biểu đồ trực quan được tổng hợp trên phần mềm. Với đặc thù tương thích với mọi thiết bị, chủ quán có thể dễ dàng xem báo cáo trên điện thoại, laptop, máy tính bảng, máy bán hàng,…ở bất cứ nơi đâu vào bất cứ thời gian nào.

Phần mềm cho phép chủ quán xem báo cáo theo nhu cầu sử dụng như theo phương thức thanh toán, doanh thu theo nhân viên, theo đối tác giao hàng, theo hình thức phục vụ,… Hơn nữa, bạn còn có thể so sánh báo cáo doanh thu với cùng kỳ hay theo khoảng thời gian tùy ý. Từ đó, chủ quán có thể xây dựng cho mình các kế hoạch kinh doanh phù hợp.

Ngoài ra, phần mềm quản lý quán cafe Sapo FnB còn tích hợp nhiều tính năng ưu việt như order bằng mã QR, phương thức thanh toán đa dạng, website bán hàng miễn phí,….giúp chủ quán kinh doanh dễ dàng hơn. Trải nghiệm ngay những tính năng ưu việt của phần mềm này.