Ngày khai trương nhà hàng luôn là ngày quan trọng và cần được chuẩn bị kỹ lưỡng bởi nó là sự kiện đánh dấu sự mở đầu trong kinh doanh. Tuy nhiên, trong ngày khai trương sẽ không thể tránh khỏi những bất cập xảy ra một cách không mong muốn trong quá trình tổ chức, dẫn tới những sai sót do nhiều lý do như đội ngũ nhân viên chưa có kinh nghiệm, quy trình vận hành còn lỏng lẻo…

Vậy làm thế nào để thành công trong ngày khai trương? Bài viết này sẽ giúp các chủ nhà hàng hiểu rõ hơn về khai trương – grand opening là gì và các yếu tố quan trọng cần lưu ý để nhà hàng có thể thành công trong ngày khai trương quan trọng này nhé!

1. 1. Grand opening là gì?

Khai trương hay còn gọi là Grand Opening là một trong những sự kiện quan trọng và không thể thiếu đối với nhà hàng, quán cafe. Tổ chức lễ khai trương mang ý nghĩa tích cực, đánh dấu sự khởi đầu may mắn và thành công của doanh nghiệp về sau này. Ngoài ra, chương trình khai trương còn mang yếu tố truyền thông mạnh mẽ, giúp nhà hàng có thể tiếp cận khách hàng một cách nhanh nhất và giới thiệu, quảng bá sản phẩm, dịch vụ, tìm kiếm các khách hàng tiềm năng.

2. 2. Khai trương nhà hàng cần chuẩn bị những gì?

Khai trương nhà hàng cần chuẩn bị gì? Luôn là một câu hỏi mà nhiều chủ nhà hàng thường gặp khó khăn trong việc trả lời. Làm thế nào để buổi khai trương diễn ra suôn sẻ và thành công? Dưới đây là những công việc mà chủ nhà hàng cần làm để thu hút khách hàng cho nhà hàng mới khai trương của bạn!

2.1. Bắt đầu với buổi khai trương thử – Soft opening

Những buổi khai trương thử – Soft opening giúp chủ quán có sự chuẩn bị hoàn hảo hơn và  giúp chốt lại kế hoạch cụ thể, rõ ràng cho ngày khai trương như thời gian, danh sách khách mời, setup, trang trí nhà hàng, đào tạo nhân sự… Để có được kế hoạch tốt nhất, bạn cần phải chuẩn bị trước đó ít nhất 1 – 2 tuần trước khi buổi Grand opening diễn ra. Điều này sẽ giúp sự kiện khai trương nhà hàng diễn ra tốt đẹp, hạn chế tối đa sai sót không đáng có. Đây là yếu tố cần thiết để chủ nhà hàng lên kế hoạch và tiếp cận khách hàng. 

2.2. Chọn lựa “ngày đặc biệt”

Theo quan niệm dân gian, ngày khai trương là ngày quan trọng nhất trong việc kinh doanh, làm ăn. “Có thờ có thiêng, Có kiêng có lành” – vì thế ngày khai trương nhà hàng phải là ngày thật đặc biệt, được xem xét kỹ lưỡng (thời khắc tốt, giờ lành, ngày tổ chức hợp với tuổi tác của chủ cửa hàng, trời đẹp, ngày cuối tuần…) nhằm mang đến sự thuận lợi, may mắn trong việc kinh doanh nhà hàng. Để chọn lựa được ngày tốt, chủ kinh doanh có thể tìm hiểu thêm qua bài viết Hướng dẫn cách chọn ngày khai trương nhà hàng, quán cafe đã được Sapo chia sẻ.

2.3. Xây dựng chủ đề phù hợp

Ngày nay, có rất nhiều buổi khai trương có chủ đề giống hoặc gần giống nhau. Để buổi khai trương nhà hàng của bạn không bị nhàm chán do trùng lặp chủ đề, concept, không có điểm nhấn,… thì chủ quán cần chọn chủ đề thu hút và hấp dẫn tạo dấu ấn riêng cho nhà hàng mới của mình. Bạn có thể sáng tạo với những chủ đề đơn giản, gần gũi phù hợp với phong cách, nét đặc trưng của buổi sự kiện khai trương. 

2.4. Xác định chi phí tri ân khách hàng

Để tổ chức một buổi grand opening thành công bạn cần có một lý do để thu hút mọi người tham gia. Với nhà hàng mới khai trương thì bạn nên giới thiệu luôn các món ăn ngon nhất của nhà hàng cho khách hàng dùng thử trong buổi khai trương. Một công đôi việc, vừa làm tiệc khai trương, vừa giới thiệu được sản phẩm của mình đến khách hàng. Các chương trình khuyến mãi hay tặng quà đi kèm, giảm giá sản phẩm là chất xúc tác để tạo ấn tượng cho khách hàng trong ngày khai trương.

Để sự kiện khai trương thu hút hơn thì không thể thiếu các trò chơi đơn giản nhưng khá hiệu quả như quay số, phi tiêu, rút thăm trúng thưởng… Hãy xem đối tượng khách hàng của bạn là ai để thiết kế trò chơi phù hợp với đối tượng đó.

Tuy nhiên, chủ nhà hàng cần phải xác định mức chi phí bỏ ra cho các hoạt động này để có thể kiểm soát và có biện pháp điều chỉnh phù hợp với tình hình tài chính của nhà hàng

2.5. Đào tạo nhân sự

Nhân viên chính là bộ mặt của nhà hàng. Vì thế nhân viên cần phải được training quy trình đón tiếp khách hàng, thái độ phục vụ chu đáo,… nhằm tạo ấn tượng tốt nhất cho khách hàng. Ngoài ra, bạn cũng cần phân công rõ vị trí, công việc của từng nhân sự trong ngày khai trương để mọi hoạt động diễn ra trơn tru.

Bạn nên tuyển nhân viên trước ngày khai trương nhà hàng để có thời gian đào tạo nhân viên. Hãy tuyển chọn những người có kinh nghiệm, trẻ trung và chuyên nghiệp nhất để phục vụ khách hàng tốt hơn.

3. 3. Những yếu tố quan trọng cần lưu ý khi tổ chức grand opening

3.1. Xin giấy cấp phép tổ chức grand opening cho nhà hàng

Khi tổ chức buổi lễ khai trương nhà hàng – quán cafe, bạn cần có được sự cho phép của chính quyền địa phương để tổ chức sự kiện. Bởi lẽ, trong quá trình tổ chức không thể tránh khỏi việc gây ồn ào, ảnh hưởng đến giao thông. Bạn nên nộp hồ sơ trước ngày diễn ra ít nhất 30 ngày, tránh đến sát ngày diễn ra sự kiện mới nộp vì có thể ảnh hưởng đến ngày tổ chức grand opening.

Một số loại giấy tờ bạn cần chuẩn bị để xin giấy cấp phép bao gồm:

• Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên công ty xin phép.
• Bản sao các giấy tờ chứng nhận đăng ký kinh doanh và hợp đồng đăng ký với bên tổ chức sự kiện.
• Giấy ủy quyền của phía bên khách hàng và phía công ty đứng ra tổ chức sự kiện.
• Hợp đồng ký kết với chủ địa điểm và bản nội dung chương trình.
• Nếu như là chương trình có các tiết mục như ca nhạc, văn nghệ thì cần phải có giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền.
• Nếu có chương trình rút thăm hay khuyến mãi thì cũng cần sự cho phép từ Sở Công thương.
• Tất cả sự kiện cần ghi có bán vé hay không (nếu có bán vé thì nộp kèm maket vé bán).

3.2. Hình thức truyền thông đến khách hàng

Khai trương truyền thống tạo không khí xung quanh khu vực nhà hàng và thu hút được lượng khách hàng nhất định (có thể là đi ngang qua hoặc các khách hàng lân cận). Tuy nhiên, những thông báo về sự hiện diện của quán, thời gian và chương trình khuyến mãi trên các phương tiện này không thu hút được nhiều khách hàng.

• Tờ rơi
• Banner
• Băng rôn
• Các phương tiện truyền thông như: Báo chí, truyền hình,…

Hiện nay, khách hàng dành khá nhiều thời gian hơn trên Internet cho nên chủ nhà hàng có nhiều cơ hội tiếp cận khách hàng qua truyền thông như: các trang mạng xã hội (Instagram, Tiktok, dùng fanpage để chạy Facebook Ads,…), digital marketing (KOLs, website, Google Ads, SEO từ khóa trên Google…) để chạy thông tin về sự kiện khai trương. Hoạt động này cần được diễn ra trước buổi lễ khai trương một thời gian đủ dài để tạo trước cho nhà hàng của mình một cộng đồng khách hàng tiềm năng.

3.3. Các chương trình khuyến mãi

Các chương trình khuyến mãi cho nhà hàng mới khai trương là đòn bẩy giúp thu hút khách hàng. 

• Mua 1 tặng 1 hoặc mua 2 tặng 1
• Giảm giá/ đồng giá
• Giảm giá combo hoặc set đồ ăn, giảm giá tổng bill
• Voucher/ Quà tặng
• Thẻ thành viên
• Free đồ uống
• Free upsize…

3.4. Tạo ấn tượng trong ngày khai trương

Để buổi khai trương không đơn điệu và nhàm chán, bạn có thể gây chú ý với khách hàng bằng một số ý tưởng như:

• Trang trí không gian tại địa điểm Grand Opening: cổng bong bóng, cổng hơi, rối hơi, bong bóng thả trần, treo banner…
• Hệ thống âm thanh, ánh sáng thu hút khách hàng bằng các tiết mục biểu diễn như: múa lân sư rồng, đánh trống hội, ca hát, dance…
• Nội dung chương trình cần được bố trí một cách thông minh, hợp lý và không nhàm chán.

3.5. Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng

Để quán trở nên chuyên nghiệp hơn, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng Sapo FnB. Một phần mềm quản lý nhà hàng mang đến vô vàn tiện ích giúp bạn quản lý nhà hàng một cách chuyên nghiệp, phục vụ nhanh chóng, hạn chế tối đa những sai sót trong ngày khai trương. 

• Lên order cho khách tại bàn
• Tránh sai sót, nhầm lẫn order
• Tính tiền tự động, in hóa đơn nhanh chóng
• Dễ dàng kiểm tra bàn đặt trước và theo dõi tình trạng bàn trống để khách không phải chờ lâu
• Ngoài ra, khách hàng dễ dàng đặt bàn trên phần mềm mà không cần phải đến trực tiếp nhà hàng…

Không chỉ vậy, quán có thể tạo và quản lý chương trình khuyến mãi hấp dẫn (giảm giá theo phần trăm, giảm theo số tiền, đồng giá hay tặng món) ngay trên phần mềm để thu hút khách tới quán. 

Nếu nhà hàng của bạn chưa sử dụng phần mềm Sapo FnB, hãy đăng ký dùng thử miễn phí ngay để trải nghiệm những tính năng hữu ích này nhé!

Trên đây là các thông tin về grand opening là gì, các công việc cần làm cũng như các yếu tố quan trọng cần lưu ý để khai trương nhà hàng thành công. Sapo hy vọng với những thông tin trên, bạn đã có thể áp dụng thành công để khai trương nhà hàng hiệu quả và thu hút thêm thật nhiều khách hàng quan tâm đến sự kiện khai trương của mình nhé.

Chúc bạn khai trương hồng phát và kinh doanh thành công!