Trong nhiều năm trở lại đây, mô hình kinh doanh trà sữa vô cùng phát triển và được nhiều nhà đầu tư lựa chọn để khởi nghiệp. Để cạnh tranh trong một thị trường đầy khốc liệt này, chủ quán phải gây ấn tượng được với khách hàng ngay trong ngày khai trương. Vậy khai trương trà sữa cần chuẩn bị những gì để thu hút nhiều khách hàng? Cùng xem cách tổ chức khai trương hiệu quả cho thương hiệu trà sữa của mình ngay nhé.

1. 1. Các bước chuẩn bị khai trương trà sữa

1.1 Xem ngày khai trương quán trà sữa

Xem ngày khai trương là một trong những công việc không thể bỏ qua theo phong tục của người dân Việt Nam. Theo quan niệm xưa, chọn ngày lành tháng tốt khai trương và hợp mệnh với gia chủ giúp việc buôn bán thuận lợi, suôn sẻ hơn vì “đầu xuôi đuôi lọt”.

Bên cạnh đó, ngày khai trương không được phạm vào ngày đại kị theo lịch vạn niên hàng năm. Giờ khai trương phụ thuộc vào mệnh của mỗi người. Tuy nhiên, chọn đúng thời điểm để bắt đầu khai trương trà sữa cũng vô cùng quan trọng. Thông thường, khách hàng có nhu cầu đi trà sữa, tụ họp vào các ngày cuối tuần rảnh rỗi. Vậy nên bạn cũng nên lưu ý chọn các ngày đẹp vào dịp cuối tuần để thu hút được đông đảo khách hàng hơn.

1.2 Trang trí quán trà sữa

Trang trí quán trà sữa ngày khai trương là một trong những điểm nhấn ấn tượng đối với các vị khách mời và khách hàng. Hãy đảm bảo chuẩn bị sẵn sàng các phụ kiện đi kèm như hoa, bóng bay, sticker, băng rôn, backdrop,… để quán thêm lung linh và nổi bật trong ngày lễ khai trương

Ngoài ra, âm thanh và ánh sáng những yếu tố giúp buổi khai trương thêm nhộn nhịp. Nên chọn những màu sắc tươi sáng kết hợp với âm thanh sôi động, vui tươi để thu hút được các khách hàng từ xa.

1.3 Lập kế hoạch truyền thông cho ngày khai trương

Sẽ chẳng có ai biết đến ngày khai trương quán trà sữa của bạn nếu bạn không có kế hoạch truyền thông chi tiết. Trong giai đoạn này, hãy tận dụng hết khả năng của các kênh truyền thông bởi đây là yếu tố giúp bạn tiếp cận được nhiều khách hàng hơn bao giờ hết.

Các kênh truyền thống như phát tờ rơi, treo banner, truyền miệng thông qua người thân, bạn bè chưa bao giờ lỗi thời. Đặc biệt, bạn có thể phát tờ rơi khai trương trà sữa tại các khu vực như trường đại học, khu học sinh, các tòa nhà văn phòng vì đây là nơi có nhiều đối tượng khách hàng tiềm năng. 

Ngoài các thông tin về cửa hàng ngày khai trương, bạn nên truyền thông thêm các chương trình ưu đãi đặc biệt trong ngày này để thu hút nhiều khách hàng tới hơn.

Đừng quên khai thác hiệu quả của các nền tảng mạng xã hội như Facebook, TikTok. Đây là một cách truyền thông không tốn quá nhiều chi phí nhưng mang lại hiệu quả cao. Hãy đăng các thông tin về ngày khai trương, các chương trình ưu đãi, minigame với hình ảnh bắt mắt để khách hàng tương tác nhiều hơn với thương hiệu

Nếu là chủ kinh doanh có nguồn vốn lớn đủ lớn, bạn có thể thuê thêm các KOL, KOC, người có tầm ảnh hưởng trên các nền tảng mạng xã hội đến check in tại quán của bạn để nhiều người biết tới nhanh hơn, trong đó có một lượng lớn là fans của những người này.

1.4 Cúng khai trương trà sữa

Cúng khai trương là một nghi thức không thể nào bỏ qua khi bắt đầu kinh doanh bất cứ ngành nghề nào với mong muốn khởi đầu suôn sẻ, hy vọng làm ăn phát tài phát lộc. 

Cúng khai trương quán trà sữa là một nghi thức để chủ quán trình diện và thông báo các vị thần rằng bạn xin mở cửa làm ăn tại đó, mong các ngài giúp đỡ.

Bạn có thể tham khảo thêm bài viết “Cách cúng khai trương quán cafe, trà sữa chuẩn bài, kinh doanh phát đạt” để xem cách chuẩn bị và cúng khai trương chuẩn chỉ nhất. 

1.5 Hoạt động bán trong ngày khai trương

Khai trương là cơ hội để bạn gây ấn tượng mạnh với khách hàng bằng các sản phẩm đẹp nhất, hot nhất, các món đặc biệt của quán. Số lượng các món đồ uống luôn luôn sẵn sàng phục vụ nhanh để không gây cảm giác mất hứng cho khách hàng. 

Quy trình bán hàng trong ngày khai trương phải được chuẩn bị hết sức tỉ mỉ và chuyên nghiệp để mang lại những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Sử dụng phần mềm quản lý quán trà sữa trong ngày khai trương là một giải pháp hữu hiệu giúp bạn order nhanh chóng trên các thiết bị di động, thanh toán nhanh, in team, in hóa đơn trong tích tắc, tính tiền tự động,… Ngoài ra, phần mềm quản lý quán trà sữa còn giúp bạn thiết lập các chương trình khuyến mãi và tự động áp dụng khi thanh toán, giúp bạn kiểm soát và theo dõi báo cáo dễ dàng.

Sapo FnB là một trong những phần mềm quản lý quán trà sữa được +190 000 khách hàng tin tưởng và lựa chọn sử dụng. Những tính năng của Sapo FnB hoàn toàn có thể đáp ứng được các nhu cầu của các chủ quán kinh doanh trà sữa.

Bạn có thể trải nghiệm dùng thử ngày 7 ngày hoàn toàn miễn phí những tính năng này, giúp công việc bán hàng ngày khai trương thuận lợi và hiệu quả hơn.

2. 2. Kinh nghiệm tổ chức khai trương trà sữa thành công

2.1 Đặt mục tiêu cho sự kiện khai trương

Trước khi tiến hành khai trương, bạn cần xây dựng cho quán của mình một bản kế hoạch chi tiết và mục tiêu rõ ràng. Khi xây dựng cho mình được mục tiêu, bạn sẽ xác định cho mình một hướng đi đúng đắn cũng như biết mình cần phải làm những gì để đạt được mục tiêu đó.

Bên cạnh đó, xây dựng mục tiêu và kế hoạch giúp bạn có sự chuẩn bị chu đáo hơn như số lượng tồn kho, nguyên liệu chế biến, quà tặng,… cho số lượng khách hàng mà bạn mong muốn sẽ đến vào ngày khai trương. Việc đặt ra mục tiêu cũng giúp bạn có cơ sở để đánh giá xem ngày khai trương có thành công hay không.

2.2 Dự trù chi phí cho ngày khai trương trà sữa

Quy mô của buổi khai trương phụ thuộc vào chi phí mà bạn định chi ra. Thông thường, bạn nên dành khoảng 20% ngân sách tiếp thị của năm đầu tiên cho toàn bộ sự kiện khai trương cửa hàng. Tuy nhiên, buổi khai trương của bạn có hoành tráng hay không còn phụ thuộc vào cách setup và tổ chức của bạn, không phải cứ bỏ ra số tiền càng lớn thì buổi khai trương càng lớn.

2.3 Chuẩn bị mọi thứ cho ngày lễ khai trương từ sớm

Để có một buổi khai trương chỉn chu và suôn sẻ, hãy chuẩn bị mọi thứ từ sớm để các công việc diễn thuận lợi theo mong muốn của chủ quán.

Các công việc như liên hệ đơn vị tổ chức sự kiện hay tự trang trí và tổ chức, xem ngày xem giờ, đặt tiệc, nguyên vật liệu, quà tặng,… và vô số các công việc khác cần được chuẩn bị chu toàn trước ngày khai trương diễn ra.

2.4 Chuẩn bị minigame, tiệc khai trương

Một vài trò chơi nhỏ sẽ giúp ngày khai trương quán trà sữa vui nhộn và tấp nập hơn. Một số trò chơi đơn giản nhưng lại khá hiệu quả như phi tiêu, quay số, rút thăm trúng thưởng, xem tarot,… Đây đều là một số trò chơi phù hợp với đối tượng khách hàng của các quán trà sữa.

Ngoài ra, bạn có thể chuẩn bị thêm một vài đồ ăn kèm đơn giản phù hợp khi thưởng thức cùng trà sữa. Một công đôi việc, vừa làm tiệc khai trương chiêu đãi khách hàng thể hiện sự chu đáo của quán, vừa giới thiệu được sản phẩm của mình đến với khách hàng.

Trên đây là các công việc cần chuẩn bị cho ngày khai trương trà sữa diễn ra suôn sẻ và thu hút được nhiều khách hàng. Nếu bạn đang chuẩn bị khai trương, hãy áp dụng ngay cho quán của mình để ngày khai trương diễn ra thành công.