Sắp xếp kho theo 5S là quy trình quản lý kho hàng vật tư đơn giản và hiệu quả được áp dụng rất phổ biến hiện nay. Quy trình quản lý kho theo phương pháp 5S sẽ giúp bạn tối ưu thời gian nhặt hàng, hoàn thiện mô hình quản lý kho dành cho các shop bán lẻ, nhà xưởng và các doanh nghiệp.

1. 1. Giải pháp 5S trong vận hành kho hàng là gì?

Hiểu theo cách đơn giản, sắp xếp kho theo 5S chính là phương pháp, là bước triển khai của “Lean” (Lean Manufacturing thường được biết đơn giản là “Lean” là cách sản xuất hàng hóa tối ưu thông qua việc loại bỏ các hao phí và thực hiện luồng, ngược lại với việc tạo ra lô và hàng đợi.

Lean Manufacturing là một mô hình quản trị tinh gọn phổ biến xuất phát chủ yếu từ Toyota Production System) nhằm đạt được một mục đích duy nhất đó là đơn giản hóa quy trình làm việc. Có một không gian sạch sẽ, hợp lý thì tinh thần tự động sẽ cảm thấy thoải mái từ đó năng suất lao động cũng sẽ tăng lên gấp đôi thậm chí gấp ba bình thường.

Khi áp dụng phương pháp này các vấn đề về sắp xếp kho bãi, đào tạo nhân lực cũng như giao tiếp trong công việc dường như trở nên vô cùng đơn giản và linh hoạt.

Trong quá trình hoạt động nếu các doanh nghiệp có xảy ra vấn đề phát sinh hay có gì cần bổ sung, sửa chữa thì nguyên nhân cũng được tìm ra rất nhanh và phương pháp 5S sẽ giải quyết một cách triệt để, nhanh chóng.

Ví dụ, nếu thang máy bị rò rỉ chất lỏng thủy lực thì nhà kho nơi áp dụng giải pháp 5S sẽ ngay lập tức tìm ra vấn đề và sửa chữa nó nhanh nhất có thể trước khi chúng ta tìm đến những phương pháp mất nhiều thời gian và tiền bạc hơn.

Vậy thì làm thế nào để chúng ta có thể hiểu và áp dụng nhuần nhuyễn mô hình sắp xếp kho theo 5S? Trước hết, 5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật: Seri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Dịch ra Tiếng Anh có nghĩa là Sort, Set in order, Standardize, Sustaint và Self-discipline. Còn trong Tiếng việt 5 chữ S đó là Sàng lọc, Sắp Xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng.

2. 2. Sắp xếp kho theo 5S áp dụng như thế nào?

2.1. Sort (Sàng lọc)

Khi quản lý kho hàng chúng ta thường gặp rất nhiều vấn đề trong việc sàng lọc và quản lý. Chính vì vậy “Sort” có thể giúp chúng ta phân loại mọi thứ một cách nhanh nhất. Chúng ta có thể phân loại, sắp xếp kho theo đối tượng, mục đích và tần suất sử dụng.

Loại nào hay được dùng đến sẽ để ngoài cùng, những đồ vật từ nặng cho đến nhẹ sẽ được xếp theo trình tự từ dưới lên. Một dây chuyền cung ứng có sự sắp xếp và hoạt động khoa học có thể giúp bạn quản lý hoạt động của kho một cách dễ dàng, tập trung vào mục đích chính.

Việc lưu trữ kho theo kiểu này đòi hỏi sự nhiệt tình và tinh thần cầu tiến, sẵn sàng thực hiện bất kỳ thay đổi nào từ những thứ nhỏ nhất để tìm ra cách hoạt động hiệu quả nhất.

Một khi bạn đã tìm ra phương pháp phù hợp nhất với kho hàng của mình thì chỉ cần điều hành cho việc quản lý đi vào quy củ và vận hành được trơn chu.

Nhà kho của bạn nên có một nơi cố định để tập trung điều hành và thực hiện mọi giao dịch nếu có. Hơn nữa việc phản hồi báo cáo cũng như thăm dò ý kiến khách hàng là điều rất cần thiết.

Nguyên lý hoạt động của S1 (Sort): Khi sắp xếp và quản lý kho hàng cũng như nơi làm việc, chúng ta sẽ tiến hành xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ đi những thứ không cần thiết tại nơi làm việc.

Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng…) không liên quan, không cần thiết cho việc hoạt động sẽ được chuyển ra sau đó loại bỏ hay đem đến khu vực khác. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. Công việc này sẽ được thực hiện với tần suất định kì có thể là 1 tháng hoặc 3 tháng một lần.

2.2. Set (Sắp xếp)

Bước này có thể hiểu là sắp xếp một cách hợp lý hóa. Trên thực tế, bước này khuyến khích chúng ta đưa ra những ý tưởng trong việc bày bán và sắp xếp các sản phẩm, vật dụng thiết bị một cách khoa học nhất từ đó rút ngắn khoảng cách giữa các khâu trong một dây chuyền sản xuất.

Nguyên lý hoạt động của S2 (Set): Chúng ta đặt mọi thứ ở những nơi dễ tìm đồng thời sử dụng những công cụ như bảng hiệu, giấy ghi chú và dán nhãn lên các sản phẩm.

Để thành công trong giai đoạn S2 chúng ta còn phải lưu tâm tới chiến thuật Ergonomic, nó nghiên cứu về mối liên hệ giữa con người với môi trường làm việc đặc biệt là trên khía cạnh “sử dụng” từ đó tạo ra các sản phẩm phù hợp nhất với người tiêu dùng.

2.3. Shine (Sạch sẽ)

Nếu 1 nơi thực hiện tốt nguyên lý 5S thì hiệu quả có lẽ sẽ thấy rõ nhất ở S3. Không gian sạch sẽ, mọi thứ được sắp xếp ngăn nắp gọn gàng. Không có gì ngạc nhiên khi mọi thứ được để đúng chỗ sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm cũng như lấy ra.

Trong thời gian đó thay vì đang loay hoay và cố tìm kiếm xem thứ mình cần nằm chỗ nào thì bạn có thể đi làm những việc khác từ đó năng suất lao động cũng sẽ tăng lên đáng kể.

Vậy nhưng một điều đáng buồn là các doanh nghiệp hay các kho hàng hiện nay có vẻ vẫn chưa quan tâm hoặc vẫn chưa nhìn thấy được hiệu quả của quy tắc 5s trong vận hành kho hàng vì thế nó vẫn chưa được nhân rộng.

Sự sạch sẽ và ngăn nắp cũng góp phần vào việc đánh giá chung tính chuyên nghiệp hay mức độ coi trọng khách hàng của doanh nghiệp. Các công việc như quét dọn, sắp xếp đồ đạc, thiết bị, máy móc nên được thực hiện thường xuyên và mang tính chu kì.

Ngoài ra cũng cần lưu tâm đến việc bảo dưỡng máy móc để tăng tuổi thọ cũng như đảm bảo công suất hoạt động luôn ở mức cao nhất.

Nguyên lý hoạt động của S3 (Shine): Ở bước này việc mà chúng ta cần làm chủ yếu là dọn dẹp và vệ sinh. Đây cũng là thước đo để đánh giá mức độ sạch sẽ và ngăn nắp tại nơi làm việc. Chỉ cần dọn dẹp một lần và chú ý giữ gìn để khu vực làm việc luôn sạch sẽ, thoáng mát.

2.4. Standardize (Săn sóc)

Săn sóc được hiểu là duy trì và kế thừa các bước trên. Ở bước này mọi thứ đều phải đảm bảo tối ưu, đơn giản và dễ hiểu nhất trước khi sản phẩm tới tay người tiêu dùng.

Ví dụ như trong một kho chứa hàng, hay trên các container thì các thông tin cần thiết như ngày tháng sản xuất, thời hạn sử dụng của sản phẩm đều phải được in và dán rõ ràng, tránh gây những sự nhầm lẫn không đáng có.

Ngoài ra cần loại bỏ những thông tin rườm rà không liên quan hoặc dễ gây hiểu lầm cho người dùng. Thực chất S4 ra đời chính là việc chuẩn hóa và duy trì của bước 3S trước đó.

Để đảm bảo 3S luôn được duy trì và hoạt động trơn chu rất cần đến ý thức và phạm vi trách nhiệm của mỗi cá nhân. Tính hiệu quả trong công tác lãnh đạo chính là việc truyền đạt của nhà quản lý và sự tiếp thu, thực hiện của nhân viên (Theo cuốn “Servant Leadership”).

Nguyên lý hoạt động của S4 (Standardize): Ở bước này, việc đầu tiên cần làm đó chính là đặt ra những mục tiêu và mong muốn tại nơi làm việc. Việc lập ra các danh sách những thứ cần có và những việc cần làm trong một khoảng thời gian cố định sẽ khiến mọi người chủ động hơn, ứng phó kịp thời nếu có vấn đề xảy ra từ đó đưa ra những phương án giải quyết tối ưu nhất.

Khi làm việc tại khu vực điều hành, chúng ta cần cố gắng đưa ra những chuẩn mực để mọi phòng ban khác có thể lấy đó làm khuôn mẫu và thực hiện theo. Việc này sẽ vô cùng thuận tiện và mang tính gắn kết để mọi người không gặp khó khăn cũng như nếu có trục trặc về mặt kỹ thuật thì không cần chỉnh sửa nhiều.

2.5. Substain (Sẵn sàng)

Đây là bước cuối cùng trong quy trình quản lý kho theo 5S. Một dự án hay một phương pháp có được coi là thành công hay không chính là ở giai đoạn này.

Trong cuốn “7 Habits of Highly Successful People” (7 thói quen của người thành đạt) tác giả Stephen Covey đã viết “Sharpen is the saw” nghĩa là chúng ta luôn luôn phải rèn dũa bản thân. Trong cuộc sống này không có gì là bất biến, nếu chúng ta không chịu thay đổi và học hỏi thì chắc chắn sẽ bị tụt lại phía sau.

Một doanh nghiệp áp dụng thành công nguyên lý 5S sẽ thực hiện hiệu quả mọi quy trình cũng như minh bạch rõ ràng trong mọi hoạt động. Việc duy trì và cải tiến nhà kho nơi áp dụng quy tắc 5S trong vận hành kho hàng luôn phải được thực hiện theo chu kỳ.

Không nên mù quáng chạy theo những phương pháp không phù hợp với doanh nghiệp mình  tuy nhiên cũng nên học hỏi những cái hay từ các cách làm đó.

Nguyên lý hoạt động của S5 (Subtain): Sắp xếp kho theo 5S  không phải là phương pháp quản lý kho hàng chỉ áp dụng một lần rồi thôi mà nó đòi hỏi sự kiên trì, khả năng ứng phó và chấp nhận những thay đổi nhằm đi đến mục đích cuối cùng.

Nên hiểu rằng một phương án được thực hiện và duy trì thành công chỉ khi có được sự phối hợp và tinh thần làm việc nghiêm túc đến từ các thành viên. Tất cả mọi người từ quản lý cao nhất cho tới các nhân viên đều là một mắt xích quan trọng trong để đảm bảo hoạt động diễn ra đúng như kế hoạch.

Các cơ chế quản lý được thiết kế để phù hợp cho các nhà lãnh đạo giúp họ dễ dàng nhìn ra vấn đề và giải quyết nó một cách nhanh nhất. Một hệ thống chuẩn sẽ thể hiện ở chất lượng và thông qua các chỉ số đo lường, đánh giá hiệu quả công việc (gọi tắt là KPIs).

Nhiều công ty muốn có được hiệu quả từ phương pháp sản xuất tinh gọn Lean hay giải pháp 5S nhưng lại không tuân thủ khắt khe và kỷ luật trong việc giám sát vì vậy không thu được kết quả gì.

Việc đưa nguyên tắc “Đơn giản mọi thứ – Lean” vào doanh nghiệp thực sự đem lại những hiệu quả vô cùng tuyệt vời và có thể nhìn thấy ngay được. Hãy tìm đọc cuốn “Customer Success Stories” để hiểu thêm về cách thức vận hành cũng như nhìn thấy ngay kết quả mà phương pháp này đem lại.

Nếu bạn đã sẵn sàng thay đổi nhà kho của mình thành nhà kho áp dụng nguyên lý đơn giản mọi thứ – Lean, hãy áp dụng ngay giải pháp 5s trong quản lý kho để cải tiến, phát triển, cũng như bảo vệ doanh nghiệp của bạn.