Chào các em học sinh thân mến của cô!

Hôm nay, cô trò chúng ta sẽ cùng nhau khám phá một loại văn bản rất quan trọng và thường gặp trong cuộc sống, đó là biên bản. Các em có biết biên bản là gì không? Nghe có vẻ hơi “người lớn” một chút, nhưng thực ra nó rất gần gũi với chúng ta đấy! Đặc biệt, khi chúng ta chuẩn bị cho một sự kiện lớn như văn nghệ chào mừng Ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11 sắp tới, việc biết cách lập biên bản sẽ giúp chúng ta làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

Vậy thì, các em hãy chuẩn bị tinh thần để cùng cô tìm hiểu chi tiết về biên bản và cách viết một biên bản thật đúng chuẩn nhé! Chúng ta sẽ dùng những thẻ HTML cơ bản như <p> để tạo đoạn văn, <br> để xuống dòng và <b> để in đậm những nội dung quan trọng.

***

I. Biên bản là gì? Mục đích của biên bản

1. Biên bản là gì?

Biên bản là một loại văn bản dùng để ghi lại một cách trung thực, khách quan diễn biến và kết quả của một sự việc, một cuộc họp, một cuộc thảo luận, hoặc một cuộc điều tra nào đó.

2. Mục đích của biên bản:

Biên bản có vai trò vô cùng quan trọng vì nó giúp:

• Lưu giữ thông tin, làm bằng chứng về những gì đã xảy ra, đã được nói hoặc đã được quyết định.
• Là cơ sở để theo dõi, đánh giá, hoặc thực hiện các công việc tiếp theo.
• Giúp những người vắng mặt hoặc những người cần biết về sự việc nắm được thông tin một cách chính xác.

II. Cấu tạo chung của một Biên bản

Một biên bản thường có các phần chính sau:

1. Phần mở đầu (Tiêu ngữ và Tiêu đề)

• Quốc hiệu, Tiêu ngữ: (Thường là: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
  Độc lập – Tự do – Hạnh phúc). Phần này thường được đặt ở phía trên cùng bên phải.
• Tên biên bản: Ghi rõ loại biên bản và nội dung cụ thể. Ví dụ: BIÊN BẢN HỌP LỚP hoặc BIÊN BẢN THẢO LUẬN. Tên biên bản thường được viết in hoa, in đậm và đặt giữa trang.

2. Phần nội dung chính

Phần này ghi lại toàn bộ diễn biến của sự việc, cuộc họp hoặc cuộc thảo luận.

• Thời gian và địa điểm: Ghi rõ ngày, tháng, năm, giờ bắt đầu và kết thúc (nếu có), địa điểm diễn ra sự việc/cuộc họp.
• Thành phần tham dự: Ghi rõ tổng số người tham dự. Liệt kê họ tên, chức vụ (nếu có) của những người chủ trì (chủ tọa), thư ký và các thành viên tham dự khác. Ghi rõ số người vắng mặt (nếu có) và lý do.
• Nội dung diễn biến:
• Nêu rõ mục đích của cuộc họp/thảo luận.
• Tóm tắt các ý kiến phát biểu, những vấn đề được đưa ra thảo luận, các đề xuất, tranh luận (nếu có). Lưu ý ghi lại ý chính, không cần ghi chép y nguyên từng câu chữ.
• Ghi lại các quyết định đã được thông qua, những công việc được phân công, thời hạn thực hiện.

3. Phần kết thúc

• Thời gian kết thúc: Ghi rõ giờ kết thúc cuộc họp/thảo luận.
• Chữ ký: Biên bản phải có chữ ký của người chủ tọa (người điều hành cuộc họp/thảo luận) và thư ký (người ghi biên bản). Đôi khi, các thành viên tham dự cũng cần ký tên để xác nhận sự đồng thuận.

III. Các bước viết một Biên bản hiệu quả

Bước 1: Chuẩn bị trước cuộc họp/thảo luận

• Xác định rõ mục đích của cuộc họp/thảo luận.
• Chuẩn bị sẵn giấy, bút (hoặc máy tính), một mẫu biên bản nếu có.
• Xác định ai sẽ là thư ký (người ghi biên bản).

Bước 2: Trong khi cuộc họp/thảo luận diễn ra

• Ghi chép nhanh: Ghi lại các thông tin quan trọng như thời gian, địa điểm, thành phần, tên người phát biểu, ý kiến chính, các con số, các quyết định. Các em có thể dùng các ký hiệu tốc ký hoặc viết tắt (sau đó sẽ ghi rõ lại).
• Lắng nghe cẩn thận: Đảm bảo nắm bắt đúng nội dung, không bỏ sót các ý quan trọng.
• Khách quan: Ghi lại những gì đã nói và đã quyết định, không thêm ý kiến cá nhân.

Bước 3: Sau khi cuộc họp/thảo luận kết thúc

• Hoàn thiện biên bản: Sắp xếp lại các ý đã ghi chép, viết thành biên bản hoàn chỉnh với ngôn ngữ rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu.
• Kiểm tra lại: Đọc lại toàn bộ biên bản để đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp, và nội dung chính xác, đầy đủ.
• Lấy chữ ký: Trình biên bản cho chủ tọa và các bên liên quan ký tên xác nhận.

IV. Ví dụ minh họa: Biên bản thảo luận về Văn nghệ chào mừng 20/11

Các em hãy cùng xem một ví dụ về biên bản thảo luận kế hoạch văn nghệ chào mừng Ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11 của lớp mình nhé. Cô sẽ dùng các thẻ HTML như đã hướng dẫn.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——–o0o——–

BIÊN BẢN THẢO LUẬN KẾ HOẠCH VĂN NGHỆ CHÀO MỪNG NGÀY NHÀ GIÁO VIỆT NAM 20/11

Vào hồi 14 giờ 00 phút, ngày 05 tháng 11 năm 2023.

Tại phòng Đội, trường THCS Đoàn Kết.

I. THÀNH PHẦN THAM DỰ:

• Tổng số học sinh lớp 6A tham dự: 35/35 bạn.
• Vắng mặt: 0 bạn.

II. CHỦ TRÌ – THƯ KÝ:

• Chủ tọa: Em Trần Ngọc Anh – Lớp trưởng lớp 6A.
• Thư ký: Em Nguyễn Minh Khôi – Lớp phó Học tập lớp 6A.

III. NỘI DUNG THẢO LUẬN:

1. Mục đích:

Thảo luận, thống nhất kế hoạch tổ chức các tiết mục văn nghệ để tham gia chào mừng Ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11, tri ân thầy cô giáo.

2. Diễn biến cuộc họp:

• 14 giờ 00 phút: Em Trần Ngọc Anh (Lớp trưởng) tuyên bố lý do, giới thiệu thành phần tham dự và phổ biến mục đích cuộc họp.
• 14 giờ 10 phút: Các bạn trong lớp tích cực đưa ra các ý tưởng cho tiết mục văn nghệ.
• Bạn Lê Thị Hà đề xuất hát bài “Bụi Phấn” theo hình thức tốp ca.
• Bạn Phan Anh Dũng góp ý nên có tiết mục nhảy hoặc múa sôi động.
• Bạn Nguyễn Thu Thảo muốn dựng một tiểu phẩm kịch ngắn về tình thầy trò.
• Bạn Hoàng Văn Hưng đề xuất đọc thơ hoặc ngâm thơ ca ngợi thầy cô.
• 14 giờ 40 phút: Các ý kiến được thảo luận sôi nổi. Lớp trưởng và các tổ trưởng tổng hợp ý kiến, cân nhắc về thời gian tập luyện và khả năng của lớp.
• 15 giờ 00 phút: Lớp phó Văn thể mỹ trình bày dự kiến các tiết mục và phân công sơ bộ.

3. Kết luận và các quyết định:

Sau khi thảo luận và thống nhất, cuộc họp đi đến các quyết định sau:

• Số lượng tiết mục: Lớp 6A sẽ có 03 tiết mục tham gia.
• Các tiết mục cụ thể:
• Tiết mục 1: Hát tốp ca bài “Bụi Phấn” (15 bạn).
• Tiết mục 2: Múa “Cô giáo em” (10 bạn nữ).
• Tiết mục 3: Kịch ngắn “Người lái đò” (05 bạn, thời lượng tối đa 5 phút).
• Thời gian tập luyện: Vào các buổi chiều thứ Ba, thứ Năm, thứ Bảy hàng tuần, từ 16 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút, tại phòng Đa năng. Bắt đầu từ ngày 07/11/2023.
• Phân công trách nhiệm:
• Em Nguyễn Thị Mai (Lớp phó Văn thể mỹ) chịu trách nhiệm chung, điều phối các tiết mục.
• Tổ trưởng các tổ có trách nhiệm đôn đốc các thành viên của tổ tham gia tập luyện đầy đủ.
• Cô giáo chủ nhiệm sẽ hỗ trợ về trang phục và đạo cụ.
• Hạn chót: Các tiết mục phải hoàn thiện tập luyện trước ngày 18/11/2023.

Cuộc họp kết thúc vào hồi 15 giờ 30 phút cùng ngày. Biên bản đã được đọc lại, thống nhất và toàn thể các thành viên tham dự đều đồng ý với nội dung trên.

THƯ KÝ	CHỦ TỌA
(Ký và ghi rõ họ tên)	(Ký và ghi rõ họ tên)
Nguyễn Minh Khôi	Trần Ngọc Anh

***

V. Một vài lưu ý quan trọng khi viết biên bản

• Ngôn ngữ: Phải trang trọng, chính xác, khách quan và dễ hiểu.
• Nội dung: Phải đầy đủ, trung thực, không được tự ý thêm hoặc bớt thông tin.
• Trình bày: Phải sạch đẹp, rõ ràng, có thể viết tay hoặc đánh máy.
• Tên riêng, số liệu: Cần ghi chính xác tuyệt đối.

VI. Bài tập thực hành

Bây giờ, đến lượt các em rồi! Hãy thử sức mình bằng cách lập một biên bản nhé:

Đề bài: Em hãy đóng vai là thư ký của một buổi thảo luận về việc tổ chức một trò chơi dân gian vào giờ ra chơi cho cả khối 6. Hãy lập một biên bản ghi lại buổi thảo luận đó, trong đó có các nội dung chính như: thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, các trò chơi được đề xuất (ví dụ: kéo co, nhảy dây, ô ăn quan), trò chơi được chọn, và sự phân công chuẩn bị.

Nhớ sử dụng các thẻ HTML <p>, <br>, <b> theo hướng dẫn nhé!

Các em thấy không, viết biên bản không hề khó chút nào nếu chúng ta nắm vững các bước và cấu trúc của nó. Cô tin rằng với sự hướng dẫn này, các em sẽ tự tin lập được những biên bản thật chính xác và chuyên nghiệp đấy! Chúc các em học tốt và áp dụng thành công kiến thức này vào thực tiễn nhé!